Leistung 01 / Sprache
KI-Telefonassistent: Jeder Anruf wird angenommen
Das Telefon klingelt, während Sie im Gespräch sind, auf dem Weg zum Kunden oder längst im Feierabend. Der Anrufer landet auf der Mailbox, legt auf und ruft beim Nächsten an. Genau diese Anrufe fängt der KI-Telefonassistent ab.
Er nimmt ab, spricht natürlich, versteht das Anliegen und erledigt, was sich am Telefon erledigen lässt: Termin eintragen, Rückruf notieren, Frage beantworten, weiterleiten. Danach wissen Sie, wer angerufen hat und was vereinbart ist. Rund um die Uhr, ohne Warteschleife. Und das Telefon ist nur der Anfang: Alles, was im Betrieb mit gesprochener Sprache zu tun hat, gehört zu dieser Leistung.
01Ablauf
So läuft ein Anruf ab
Schritt 1
Der Anruf kommt an
Der Assistent nimmt ab, wenn Ihre Leitung besetzt ist, außerhalb der Geschäftszeiten oder auf Wunsch bei jedem Anruf. Er stellt sich mit dem Namen Ihres Unternehmens vor und sagt, dass er ein KI-Assistent ist.
Schritt 2
Er versteht das Anliegen
Der Anrufer spricht ganz normal. Der Assistent fragt nach, was fehlt: Worum geht es, wie dringend ist es, wie ist der Anrufer erreichbar. Die Fragen legen wir vorher gemeinsam fest, passend zu Ihrem Alltag.
Schritt 3
Er erledigt, was zu erledigen ist
Termin direkt im Kalender eintragen, Rückruf notieren, häufige Fragen beantworten oder bei Bedarf an einen Menschen durchstellen. Was er darf und was nicht, bestimmen Sie.
Schritt 4
Sie bekommen alles dokumentiert
Nach jedem Gespräch liegt eine kurze Zusammenfassung vor: wer angerufen hat, was gewünscht wurde, was vereinbart ist. Per Mail, in Ihrem Kalender oder in dem Programm, mit dem Sie ohnehin arbeiten.
02Demo
Hören Sie selbst, wie das klingt
Zwei Wege, ohne Anmeldung. Der Demo-Assistent ist für einen Heizungsbetrieb eingerichtet. Für Ihre Branche bekommt er eigene Begriffe, Regeln und Abläufe.
Jetzt anrufen
Rufen Sie meinen Demo-Assistenten an und schildern Sie ein Anliegen, so wie Sie es bei einem Betrieb tun würden. Er ist rund um die Uhr erreichbar, sagt Ihnen, dass er eine KI ist, und nimmt Ihr Anliegen auf.
Beispielgespräch anhören
Ein aufgezeichneter Anruf aus dem SHK-Handwerk: eine Anfrage zur Badsanierung. So nimmt der Assistent ab, versteht das Anliegen und qualifiziert die Anfrage.
03Aufgaben
Was er übernimmt
- Anrufe annehmen und Anliegen nach Dringlichkeit einordnen
- Termine vereinbaren, verschieben und absagen, direkt im Kalender
- Häufige Fragen beantworten, etwa zu Öffnungszeiten, Ablauf, Preisen oder Verfügbarkeit
- Rückrufwünsche mit Name, Nummer und Anliegen aufnehmen
- Anrufe an die richtige Person oder Abteilung weiterleiten
- Anruf-Spitzen abfangen, wenn gerade niemand frei ist
- Bestell- oder Auftragsstatus nennen, wenn Ihr System das hergibt
- Nach dem Gespräch eine Zusammenfassung an Ihr Team schicken
04Sprache
Mehr als Anrufe annehmen: alles, was per Sprache geht
Der Telefonassistent ist das bekannteste Beispiel. Dahinter steht dieselbe Technik für alles, was gesprochen wird. Wo Sprache in Ihrem Betrieb Zeit kostet, kann sie übernehmen:
- Ausgehende Anrufe: Terminerinnerungen, Rückrufe zu offenen Anfragen, Nachfragen bei Kunden oder Lieferanten
- Sprachassistenten für Ihr Team: unterwegs diktieren, Auftrag anlegen, Status abfragen, ohne Tastatur
- Gespräche mitschreiben und zusammenfassen, damit nichts abgetippt werden muss
- Sprachdialoge in Ihrer Website, App oder Telefonanlage, nicht nur an einer Nummer
- Mehrsprachig, wenn Ihre Anrufer nicht nur Deutsch sprechen
05Branchen
Für wen sich das lohnt
Überall dort, wo Anrufe Umsatz oder Termine bedeuten und niemand den ganzen Tag am Telefon sitzen kann. Ein paar typische Fälle:
Praxen und Gesundheit
Terminvergabe und Terminverschiebung, Rezept- und Überweisungswünsche aufnehmen, Fragen zu Sprechzeiten beantworten. Das Telefon ist frei, das Team hat die Hände für die Patienten vor Ort.
Handel und Onlineshops
Fragen zu Öffnungszeiten, Lieferstatus und Verfügbarkeit beantworten, Reklamationen aufnehmen und an die richtige Stelle geben.
Kanzleien und Beratung
Erstkontakt aufnehmen, Anliegen und Rückrufwunsch erfassen, Termine vergeben. Vertraulich und mit klaren Grenzen, was der Assistent sagt und was nicht.
Dienstleister und Agenturen
Anfragen qualifizieren, Termine für Beratungsgespräche legen, Bestandskunden zu ihrem Ansprechpartner durchstellen.
Gastronomie und Hotels
Reservierungen annehmen und ändern, Fragen zu Zeiten und Anfahrt beantworten, auch wenn im Service gerade niemand ans Telefon kann.
Handwerk und Service
Notfälle erkennen und priorisieren, Termine vereinbaren, Rückrufe sammeln, während das Team unterwegs ist. Ein Beispiel aus dem SHK-Handwerk können Sie auf der Handwerk-Seite anhören.
Zur Handwerk-Seite mit Demo06Ehrlich gesagt
Was Sie ehrlich wissen sollten
- Der Assistent gibt sich immer als KI zu erkennen und stellt auf Wunsch jederzeit an einen Menschen durch. So verlangt es die KI-Verordnung, und so ist es auch fair gegenüber Ihren Anrufern.
- Er ist so gut wie die Regeln, die wir ihm geben. Die erste Aufgabe ist deshalb, mit Ihnen durchzugehen, welche Anrufe bei Ihnen typisch sind und was jeweils passieren soll.
- Sehr komplexe oder emotionale Gespräche gehören weiter zu Ihnen. Der Assistent nimmt sie an, ordnet sie ein und sorgt dafür, dass der Rückruf nicht vergessen wird.
- Er braucht eine Rufumleitung oder eine eigene Nummer. Das lässt sich mit fast jeder Telefonanlage einrichten, ich prüfe das vorab mit Ihnen.
07Daten
Datenschutz
Gesprächsdaten sind personenbezogene Daten. Deshalb läuft die Telefonplattform auf einem Konto in Ihrem Namen bei einem europäischen Anbieter, wir schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und der Assistent gibt sich gegenüber jedem Anrufer als KI zu erkennen. Welche Daten wie lange gespeichert werden, legen wir vor dem Start fest.
Wie ich das bei meinem eigenen Demo-Assistenten handhabe, steht offen in der Datenschutzerklärung.
08Einstieg
Wie der Einstieg aussieht
Der Telefonassistent ist eine von fünf Leistungen und funktioniert für sich allein. Viele Betriebe fangen damit an, weil er vom ersten Tag an etwas bringt. Wer später mehr will, kann ihn mit der Unternehmens-KI oder der Automatisierung verbinden, muss aber nicht. Erst schaue ich mir an, wie bei Ihnen telefoniert wird und was heute liegen bleibt, dann richte ich den Assistenten ein, teste ihn mit Ihnen und passe ihn nach den ersten echten Anrufen an.
Am Anfang steht immer ein Erstgespräch. Dort klären wir, ob sich der Assistent für Ihr Unternehmen lohnt und welche Anrufe er übernehmen soll. Ist das Bild noch unklar, schauen wir mit dem KI-Check zuerst auf den ganzen Betrieb.
Was Sie zahlen und was Ihnen gehört
- Einrichtung zum Festpreis. Nach dem KI-Check wissen Sie vorher, was es kostet.
- Betreuung monatlich kündbar. Überwachung, Updates und kleine Anpassungen.
- Anbieterkosten direkt. Sie zahlen die Anbieter selbst, ohne Aufschlag.
- Alles auf Ihren Namen. Konten, Daten und alles, was ich einrichte, gehören Ihnen.
Förderung mitdenken
Für Digitalisierungsvorhaben wie dieses gibt es je nach Bundesland Förderprogramme. Was es nach aktuellem Stand bei Ihnen gibt, steht im Förderbereich.
Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen verloren?
In einem kurzen Gespräch schauen wir gemeinsam auf Ihr Telefon und Ihren Alltag. Unverbindlich, ohne Fachchinesisch.