Branchen / Kanzleien und Beratung
KI für Kanzleien und Beratungen
In einer Kanzlei ist Zeit die einzige Ware, und sie geht an Dinge verloren, die keine Beratung sind: der Erstkontakt während des Mandantentermins, die Suche nach der Stelle in der Akte, der dritte Anruf mit der Frage nach dem Stand, das Diktat, das noch abgetippt werden muss. Dazu die Fristen, bei denen ein Fehler teuer wird.
Genau dort setze ich an. Die fünf Leistungen sind dieselben wie für jeden anderen Betrieb, sie werden nur an Ihre Kanzleisoftware, Ihre Vorlagen und Ihre Regeln angebunden. Mandantendaten bleiben im geschützten Bereich, und die Rechtsberatung bleibt bei Ihnen. Am Anfang steht ein Erstgespräch.
01Alltag
Kennen Sie das?
Wenn Sie hier zweimal nicken, lohnt sich das Weiterlesen.
Der Erstkontakt kommt immer im Termin
Ein neuer Mandant ruft an, während Sie im Gespräch sitzen. Niemand nimmt den Sachverhalt auf, niemand fragt nach Gegenseite und Rechtsschutz. Beim nächsten Versuch ist er schon bei einer anderen Kanzlei.
Fristen und Wiedervorlagen
Der Fristenkalender ist gepflegt, trotzdem hängt alles an zwei Leuten, die den Überblick behalten. Urlaub und Krankheit werden zum Risiko.
Diktat, Abschrift, Korrektur
Diktiert wird schnell, abgetippt langsam. Der Schriftsatz wartet, bis jemand Zeit hat, und die Vorlage von letztem Mal findet niemand.
Wo stand das noch?
Die Akte hat dreihundert Seiten, die Frage ist eine. Suchen dauert, und der Kollege, der es wüsste, ist bei Gericht.
Wie ist der Stand?
Mandanten fragen nach, per Mail, per Telefon, manchmal beides. Jede Antwort ist berechtigt und kostet trotzdem Zeit, die nicht abgerechnet wird.
Zeiterfassung am Abend
Was wurde heute für wen gemacht? Am Abend rekonstruieren, was den Tag über liegen blieb. Was vergessen wird, wird nicht abgerechnet.
02Leistungen
Was KI in Ihrem Betrieb übernimmt
Dieselben fünf Leistungen wie überall, übersetzt in Ihren Alltag.
Erstkontakt, der aufnimmt statt vertröstet
Der Assistent nimmt den Anruf an, erfasst Name, Anliegen, Beteiligte, Rechtsschutz und Rückrufwunsch und legt einen Termin. Er gibt keine Rechtsauskunft und sagt das auch. Bestandsmandanten werden erkannt und mit ihrem Anliegen an die richtige Stelle weitergegeben.
Zum TelefonassistentenKI-Arbeitsbereich mit Akten, Vorlagen und Kanzleiwissen
Vorlagen, Musterschriftsätze, Ihre Fristenregeln und das Kanzleihandbuch im geschützten Bereich. Lange Dokumente werden zusammengefasst, Fragen zur Akte mit Fundstelle beantwortet, Schriftsätze aus Ihren Vorlagen als Entwurf vorbereitet. Diktate werden zu Text und in Ihre Struktur gebracht.
Zur Unternehmens-KIMandatsanfragen, Fristen-Erinnerungen und Statusmeldungen
Anfragen aus Website, Mail und Telefon landen strukturiert in der Kanzleisoftware, mit Kollisionsprüfung als Aufgabe. Erinnerungen vor Fristen und Wiedervorlagen gehen an die Zuständigen. Mandanten bekommen bei festgelegten Schritten eine kurze Statusmeldung, statt anzurufen.
Zur Prozess-AutomatisierungMandantenportal oder Schnittstelle, wenn die Kanzleisoftware nicht reicht
Ein Portal, in dem Mandanten Unterlagen hochladen und den Stand sehen, oder eine Verbindung zwischen Programmen, die bisher nicht miteinander reden. Erst dann, wenn die vorhandenen Werkzeuge nachweislich nicht reichen.
Zur individuellen SoftwareBilder für Website und Fachbeiträge
Motive für die Kanzlei-Website, Beiträge auf LinkedIn und Erklärgrafiken zu Rechtsgebieten entstehen per KI, seriös und im Stil der Kanzlei. Ohne Fotoshooting und ohne Bilddatenbank, in der alle gleich aussehen.
Zu Bild und Video03Beispiel
Ein Tag mit KI
Beispielszenario, kein Kundenprojekt
Eine Kanzlei für Arbeits- und Verkehrsrecht mit drei Anwältinnen und Anwälten und vier Mitarbeitenden in Leipzig.
- 08:30
Zwei neue Anfragen über Nacht
Über das Website-Formular kamen zwei Anfragen. Sie liegen strukturiert in der Kanzleisoftware: Rechtsgebiet, Sachverhalt in Kurzform, Gegenseite, Rechtsschutz. Die Kollisionsprüfung steht als Aufgabe bereit.
- 10:00
Der Anruf im Mandantentermin
Während der Termin läuft, nimmt der Telefonassistent einen Anruf an: Kündigung erhalten, Frist läuft. Er erfasst die Eckdaten, weist auf die Dringlichkeit hin und legt einen Rückruf für die Mittagspause an.
- 11:30
Eine Frage an eine dicke Akte
Der Anwalt fragt den KI-Arbeitsbereich, wann der Mandant die erste Abmahnung erhalten hat. Die Antwort kommt mit Fundstelle im Dokument. Gelesen hat er zwei Seiten statt zweihundert.
- 13:00
Diktat wird Entwurf
Ein Diktat zur Klageerwiderung wird zu Text und in die Vorlage der Kanzlei gebracht. Die Mitarbeiterin prüft die Form, der Anwalt den Inhalt. Getippt hat niemand.
- 15:00
Die Frist in zwei Wochen
Die Zuständigen bekommen die Erinnerung an eine Frist in zwei Wochen, samt Link zur Akte. Der Fristenkalender bleibt die Wahrheit, die Erinnerung sorgt dafür, dass niemand ihn übersieht.
- 16:30
Der Stand geht von allein raus
Der Schriftsatz ist eingereicht. Der Mandant bekommt eine kurze, vorher freigegebene Nachricht mit dem Stand. Der Anruf mit der Frage danach bleibt aus.
- 18:00
Feierabend mit erfasster Zeit
Die Zeiten des Tages sind aus Terminen, Dokumenten und Anrufen als Vorschlag erfasst. Die Anwältin prüft und bestätigt. Nichts bleibt unabgerechnet, weil es vergessen wurde.
Der Betrieb ist ausgedacht. Die Abläufe sind genau so umsetzbar, mit Ihren Programmen und Ihren Regeln.
04Einstieg
Womit anfangen?
In den meisten Kanzleien ist der erste Schritt der Erstkontakt am Telefon oder die strukturierte Aufnahme von Anfragen, weil dort Mandate verloren gehen. Wer viel Schriftverkehr hat, fängt eher mit dem KI-Arbeitsbereich für Akten und Vorlagen an.
Am Anfang steht immer ein Erstgespräch. Dort klären wir, welche Kanzleisoftware Sie nutzen, wie Vorlagen und Fristen bei Ihnen laufen und was berufsrechtlich zu beachten ist. Ist danach noch unklar, wo es am meisten bringt, schaut der KI-Check zuerst auf die ganze Kanzlei. Mehr zum KI-Check.
05Ehrlich gesagt
Was Sie ehrlich wissen sollten
- Die KI berät nicht rechtlich, weder Mandanten noch Sie. Sie nimmt auf, sucht, fasst zusammen und bereitet vor. Jeder Schriftsatz und jede Auskunft geht durch Ihre Hände, bevor er die Kanzlei verlässt.
- Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheit. Deshalb laufen sie nur in geschützten Bereichen auf Servern in Europa, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, und welche Dienstleister beteiligt sind, legen wir vorher fest. Welche berufsrechtlichen Pflichten Sie dabei haben, kennen Sie besser als ich, wir richten es danach ein.
- Fristen bleiben Ihre Verantwortung. Die KI erinnert und hilft beim Erfassen, sie ersetzt keine Fristenkontrolle und kein Vier-Augen-Prinzip.
- Nicht jede Kanzleisoftware lässt sich anbinden. Wo keine Schnittstelle möglich ist, bekommt Ihr Team eine strukturierte Übergabe. Ob eine Anbindung bei Ihnen geht, prüfe ich vor dem Start.
- Zusammenfassungen und Entwürfe können Fehler enthalten. Bei allem, was auf eine Entscheidung zuläuft, gilt: prüfen, nicht übernehmen. Die Fundstelle wird deshalb immer mitgeliefert.
06Fragen
Häufige Fragen aus Ihrer Branche
Was Inhaber aus diesem Bereich vor dem ersten Schritt am häufigsten wissen wollen.
Förderung mitdenken
Digitalisierungsvorhaben wie diese können je nach Bundesland in der Regel gefördert werden. Was es nach aktuellem Stand bei Ihnen gibt, steht im Förderbereich.
Herausfinden, was in Ihrer Kanzlei sinnvoll ist
In einem kurzen Gespräch schauen wir auf Erstkontakt, Akten und Fristen. Unverbindlich, vertraulich, ohne Fachchinesisch.