Leistung 02 / Arbeitsbereich

Unternehmens-KI: der KI-Arbeitsbereich für Ihr Team

Ihr Team nutzt längst KI, meist im Browser, jeder für sich, ohne Regeln. Gleichzeitig steckt das Wissen des Betriebs in Köpfen, Ordnern und Laufwerken, und die Werkzeuge, mit denen gearbeitet wird, wissen nichts voneinander.

Eine Unternehmens-KI ist ein geschützter Arbeitsbereich, in dem Ihr ganzes Team mit KI arbeitet: Chats mit den jeweils stärksten Modellen, auch mit Kundendaten, weil alles DSGVO-konform in Europa läuft. Dazu Ihr Firmenwissen als Wissensbasis, fertige Assistenten für wiederkehrende Aufgaben und Ihre Werkzeuge direkt angebunden. Die KI liest mit, was in Slack, im Postfach oder in der Ablage steht, und antwortet dort, wo gearbeitet wird.

01Bausteine

Was in dem Arbeitsbereich steckt

Chats, auch mit personenbezogenen Daten

Ihr Team schreibt mit den stärksten KI-Modellen, ohne vorher Namen und Adressen zu schwärzen. Möglich, weil Hosting, Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschregeln geregelt sind und nichts zum Training verwendet wird.

Ihr Firmenwissen, eine Frage entfernt

Unterlagen, Anleitungen, Preislisten, Protokolle und Erfahrungswissen liegen in einer Wissensbasis. Ihr Team fragt in normaler Sprache, jede Antwort nennt die Quelle bis aufs Dokument.

Assistenten für wiederkehrende Aufgaben

Angebot aus der Vorlage, Antwort auf die Reklamation, Protokoll aus der Besprechung: Fertige Assistenten erledigen das. Eigene Agenten baue ich für Ihre Abläufe.

Ihre Werkzeuge angebunden

Slack, Microsoft Teams, Postfach, Kalender, Ablage: Einmal verbunden, liest die KI daraus und schreibt dort hinein, etwa eine Antwort im Team-Chat. Technisch über Plugins und MCP-Server, jede Verbindung mit klar festgelegten Rechten.

Ein Bereich pro Team, mit Rollen und Rechten

Vertrieb, Büro, Werkstatt: Jedes Team hat eigene Vorlagen, Assistenten und Wissen. Wer was sehen und ändern darf, legen Sie fest, nachvollziehbar für die Geschäftsführung.

Das passende Modell je Aufgabe

Ein europäischer Anbieter für den Alltag, ein großes Modell für schwierige Texte oder ein lokales Modell für Dokumente, die das Haus nicht verlassen dürfen: Sie legen fest, was wo rechnet.

02Ehrlich gesagt

Was Sie ehrlich wissen sollten

Die Wissensbasis ist nur so gut wie die vorhandenen Unterlagen. Die erste Aufgabe ist fast immer Ordnung schaffen, und die liegt beim Betrieb.
Sie ersetzt keinen erfahrenen Kollegen. Sie macht sein Wissen auffindbar und nimmt ihm Routine ab.
Antworten sollten bei wichtigen Entscheidungen geprüft werden, wie bei jedem Nachschlagewerk.
Welche Werkzeuge sich anbinden lassen, hängt vom jeweiligen System ab. Das prüfe ich vor dem Start.

03Schatten-KI

Ihre Mitarbeiter nutzen längst KI. Nur nicht Ihre.

In den meisten Betrieben wird bereits mit KI gearbeitet, nur unkontrolliert. Jemand kopiert ein Angebot, eine Kundenadresse oder einen Vertragsentwurf in ein kostenloses Programm im Internet, weil es schnell gehen muss. Das passiert ohne böse Absicht und meistens ohne dass die Geschäftsführung davon weiß.

Zwei Probleme entstehen dadurch.

Erstens: Sie sind verantwortlich, nicht Ihr Mitarbeiter. Für personenbezogene Daten Ihrer Kunden haftet der Betrieb, nicht die Person, die sie eingegeben hat. Bei kostenlosen Konten gibt es keinen Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Weisung und keinen Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Je nach Anbieter und Einstellung können die Eingaben zum Training verwendet werden.

Zweitens, und das übersehen die meisten: Sie können den Schutz Ihrer Betriebsgeheimnisse verlieren. Kalkulationen, Lieferantenkonditionen, Angebotsstrategien und eigene Verfahren sind rechtlich nur dann geschützt, wenn der Betrieb angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen trifft. So steht es im Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen. Wer sein Wissen ungeregelt in fremde Programme gibt, riskiert genau diesen Schutz.

Was eine Unternehmens-KI daran ändert

Ein KI-Programm allein löst das nicht, auch wenn es in Europa läuft. Denn dann tippt Ihr Mitarbeiter die Daten immer noch selbst ein, und niemand weiß, welche.

Die Unternehmens-KI dreht das um. Ihre Unterlagen liegen in einer Datenbank, die Sie kontrollieren, auf Servern in Europa. Wer worauf zugreifen darf, legen Sie fest. Für eine Frage wird nur der Ausschnitt herangezogen, der zur Beantwortung nötig ist, nicht Ihr gesamter Bestand. Und welcher Anbieter die Antwort formuliert, entscheiden nicht Ihre Mitarbeiter spontan, sondern wir gemeinsam vorher, vertraglich abgesichert im Auftragsverarbeitungsvertrag.

Aus einem unkontrollierten Zustand wird damit ein geregelter. Das ist der eigentliche Unterschied.

Dazu passt die zweite Seite derselben Aufgabe: Seit Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung, dass Ihr Team weiß, womit es arbeitet. Wer seine Leute schult, hat damit gleichzeitig eine Maßnahme im Sinne des Geheimnisschutzes. Wie das abläuft, steht auf der Seite zu den Schulungen.

04Daten

Wo Ihre Daten liegen

Ihre Unterlagen liegen auf Servern in Europa. Für die Verarbeitung von Anfragen kommen je nach Aufgabe unterschiedliche Anbieter zum Einsatz, das legen wir vor dem Start gemeinsam fest und halten es im Auftragsverarbeitungsvertrag fest.

So halte ich es auch selbst: Der Chat auf dieser Website läuft über meinen eigenen Server in Europa und einen europäischen KI-Anbieter.

05Einstieg

Wie der Einstieg aussieht

Die Unternehmens-KI ist eine von fünf Leistungen und lässt sich unabhängig von den anderen einführen. Sie passt auch als erster Schritt, wenn bei Ihnen nicht das Telefon, sondern die ungeregelte KI-Nutzung oder das verstreute Wissen das größte Problem ist. Läuft bereits ein KI-Telefonassistent, kann er seine Anliegen später an die Unternehmens-KI übergeben. Ich schaue mir zuerst an, wie Ihr Betrieb arbeitet und wo Wissen heute verloren geht, erst dann kommt die Technik. Erst untersuchen, dann behandeln.

Am Anfang steht immer ein Erstgespräch. Dort klären wir, ob sich die Unternehmens-KI für Ihren Betrieb lohnt. Ist das Bild noch unklar, schauen wir mit dem KI-Check zuerst auf den ganzen Betrieb.

06Referenz

Wer das schon nutzt

Echte Projekte, Zitate mit Freigabe der Kunden. Alle Referenzen

Boos Aggregatebau GmbH

Dieselsprinklerpumpen und Notstromaggregate für den Brandschutz, Düsseldorf

Eine firmeninterne KI mit eigenem Wissensspeicher in einer selbst gebauten Oberfläche: Ein geschützter Chat greift auf Anleitungen, Schaltpläne und Wartungshistorie zu und antwortet mit Quellenangabe. Dazu vorkonfigurierte Assistenten für wiederkehrende Aufgaben.

Die KI-Modelle laufen über Azure OpenAI in der EU, alles andere auf dem eigenen Server. DSGVO-konform, auch für die Arbeit mit Kundendaten.

Zur Referenz

Wir warten Sprinkler- und Notstromaggregate, die teils über 50 Jahre im Einsatz sind. Das nötige Wissen steckt in Köpfen und in jahrzehntelangen Unterlagen. Adrian hat uns eine firmeninterne KI eingerichtet, die genau auf dieses Wissen zugreift. Ich stelle eine Frage zu einer Anlage und bekomme die Antwort mit Quelle, statt lange zu suchen. Gerade für die Übergabe an die nächste Generation ist das viel wert, und alles läuft DSGVO-konform in der EU. Klare Empfehlung.
Leonard Krall

Was Sie zahlen und was Ihnen gehört

Einrichtung zum Festpreis. Nach dem KI-Check wissen Sie vorher, was es kostet.
Betreuung monatlich kündbar. Überwachung, Updates und kleine Anpassungen.
Anbieterkosten direkt. Sie zahlen die Anbieter selbst, ohne Aufschlag.
Alles auf Ihren Namen. Konten, Daten und alles, was ich einrichte, gehören Ihnen.

Förderung mitdenken

Für Digitalisierungsvorhaben wie dieses gibt es je nach Bundesland Förderprogramme. Was es nach aktuellem Stand bei Ihnen gibt, steht im Förderbereich.

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In einem kurzen Gespräch schauen wir gemeinsam auf Ihren Betrieb und Ihre Unterlagen. Unverbindlich, ohne Fachchinesisch.

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